V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), ve znění pozdějších změn a doplnění (dále jen „GDPR“), Univerzita Karlova informuje, v návaznosti na agendu programu Erasmus+, subjekty údajů o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány osobních údaje.
Správcem Vašich osobních údajů je Univerzita Karlova, Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1, IČO: 00216208, DIČ: CZ00216208, ID schránky: piyj9b4 (dále jen „Univerzita Karlova“ nebo „UK“).
Univerzita Karlova je veřejná vysoká škola podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v platném znění. V rámci svého poslání UK svobodně a samostatně uskutečňuje vzdělávací a v souvislosti s ní vědeckou, výzkumnou, vývojovou, inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činnost a s nimi související činnosti.
Univerzita Karlova dále rozvíjí mezinárodní a zvláště evropskou spolupráci a podporuje výměnu studentů. Posláním programu Evropské unie Erasmus+ je podpora vzdělávání, odborné přípravy, mládeže a sportu a Univerzita Karlova je do programu Erasmus+ zapojena za Českou republiku jakožto účastnickou zemi v tomto programu.
Pověřenkyní pro ochranu osobních údajů Univerzity Karlovy je Mgr. Petra Kubáčová, gdpr@cuni.cz, telefon: +420771232578. Na pověřenkyni se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoli dotazy či požadavky ke zpracování a ochraně Vašich osobních údajů.
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytně nutném rozsahu vzhledem k danému účelu zpracování. Osobní údaje chráníme v souladu s platnými právními předpisy a zásadami vyplývajícími z GDPR, a to zásadou zákonnosti, korektnosti a transparentnosti, účelového omezení, minimalizace údajů, přesnosti, omezeného uložení, integrity a důvěrnosti, odpovědnosti. Bližší vysvětlení k zásadám zpracování lze nalézt v obecné informaci o zpracování a ochraně osobních údajů na Univerzitě Karlově, která je dostupná zde. Zásady a pravidla při zpracování osobních údajů na Univerzitě Karlově upravuje také Opatření rektora č. 16/2018 – Zásady a pravidla ochrany osobních údajů.
V rámci programu Erasmus+ Univerzita Karlova zpracovává Vaše osobní údaje pro následující účely
a. U vyjíždějících studentů
1) k administrování záležitostí souvisejících s výjezdem a pobytem,
2) k zaznamenání průběhu a výsledků studia na přijímající organizaci v souvislosti se studiem na UK,
3) k zajištění bezpečnosti osob a majetku správce.
b. U přijíždějících studentů
1) k administrování záležitostí souvisejících s příjezdem a pobytem,
2) k administrování průběhu a výsledků studia na UK a k vydání průkazu studenta UK,
3) k administrování pobytu na koleji UK a stravování, je-li takové ubytování a stravování poskytováno nebo zprostředkováno,
4) k zajištění bezpečnosti osob a majetku správce.
V rámci programu Erasmus+ Univerzita Karlova zpracovává osobní údaje studentů účastnících se programu Erasmus+.
Dále jsou zpracovávány osobní údaje kontaktní osoby určené studentem programu Erasmus+ pro případ mimořádné události a osobní údaje kontaktních osob ve vyjíždějící a přijímající organizaci.
V rámci programu Erasmus+ zpracovává Univerzita Karlova tyto osobní údaje
a. Pro účely zpracování uvedené pod body 5. a. 1) a 5. b. 1) u vyjíždějících i přijíždějících studentů
1) Při registraci do programu Erasmus+
i. adresní, identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, datum narození, místo narození, pohlaví, číslo cestovního dokladu /pasu/, datum platnosti cestovního dokladu /pasu/, státní občanství, adresa /ulice a číslo domu, město, poštovní směrovací číslo, stát/, e-mail, telefon),
ii. studijní údaje (fakulta přijímající organizace, typ studijního programu, název studijního programu, akademický rok a semestr, studijní plán, vysílající organizace, počet dosavadních roků studia, předchozí studium v zahraničí, předchozí studium v rámci programu Erasmus+, jazykové znalosti a jejich úroveň a případně další obdobné studijní údaje),
iii. informace k pobytu a ubytování (důvod studia v zahraničí, druh pobytu, potřeba ubytování, speciální potřeby dokládané lékařským potvrzením nebo jiným obdobným dokumentem),
iv. platební údaje.
2) V rámci plnění tzv. Learning Agreement
i. identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, gender, číslo studenta v rámci programu Erasmus, podpis),
ii. studijní označení ve vztahu k programu Erasmus+ (úroveň vzdělání, kód studijního programu, upřesnění studijního programu, druh mobility),
iii. studijní údaje (semestr, počet udělovaných kreditů apod.) a případně další údaje související se studiem.
Poskytnutí Vašich osobních údajů je nezbytné pro sjednání smluvního vztahu v rámci programu Erasmus+. Právním důvodem zpracování je smlouva (registrační, Learning Agreement) a zajištění jejího plnění.
b. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. a. 1) u vyjíždějících studentů v souvislosti s tzv. Účastnickou smlouvou dále také
i. adresní, identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, datum narození, trvalé bydliště, e-mail, kontaktní telefon),
ii. informace ve vztahu ke studiu (fakulta, studijní obor, studijní cyklus),
iii. informace ve vztahu k poskytovanému stipendiu,
iv. platební údaje,
v. další nezbytně nutné informace v souvislosti s předmětem smlouvy (doložení nemožnosti plnění smlouvy apod.).
Právním důvodem zpracování je smlouva (účastnická) a zajištění jejího plnění.
c. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. a. 2) u vyjíždějících studentů záznamy o průběhu a výsledcích studia na přijímající organizaci.
Právním důvodem zpracování je plnění úkolu prováděného správcem jako orgánem veřejné moci (poskytování vzdělávání).
d. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. a. 3) u vyjíždějících studentů informace ke zdravotnímu stavu ve vztahu k ochraně veřejného zdraví, podobu osoby zachycené kamerovým záznamem, případně jiné informace ve vztahu k bezpečnosti a ochraně zdraví osob.
Právním důvodem zpracování je ochrana životně důležitých zájmů, v případě podoby osoby zachycené kamerovým záznamem pak oprávněný zájem správce na zajištění bezpečnosti osob a majetku.
e. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. b. 2) u přijíždějících studentů údaje stanovené § 88 zákona o vysokých školách pro vedení tzv. matriky studentů, tj.
i. jméno a příjmení, popřípadě další jména a rodné příjmení, rodné číslo, stav a adresa místa trvalého pobytu studenta, adresa elektronické pošty (je-li studentem poskytnuta), u cizinců také datum narození, pohlaví, adresa místa hlášeného pobytu v České republice a státní občanství,
ii. studijní údaje (číslo osoby na UK, zápis do studia, studijní program a forma studia, přerušení studia, ukončení studia a další obdobné studijní údaje) a údaje potřebné k uplatnění speciálních potřeb (například úprava výuky),
iii. údaje na průkazu studenta UK (jméno a příjmení, datum narození, číslo osoby na UK, platnost průkazu, číslo průkazu a čárový kód průkazu).
Právním důvodem zpracování je plnění právní povinnosti stanovené zákonem o vysokých školách a plnění úkolu prováděného správcem jako orgánem veřejné moci (poskytování vzdělávání a rozvíjení zvláště evropské spolupráce). V případě údajů potřebných k uplatnění speciálních potřeb je právním důvodem souhlas studenta.
f. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. b. 3) u přijíždějících studentů
i. adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, adresa, číslo osoby na UK, datum narození, pohlaví, e-mail, telefon, fakulta UK, ročník, podpis studenta),
ii. údaje související s ubytováním a stravováním (datum pobytu, období stravování, číslo bankovního účtu k vrácení přeplatku a jiné obdobné údaje).
Právním důvodem zpracování je smlouva (k ubytování, ke stravování) a plnění předmětu smlouvy.
g. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. b. 4) u přijíždějících studentů informace ke zdravotnímu stavu ve vztahu k ochraně veřejného zdraví, podobu osoby zachycené kamerovým záznamem, případně jiné informace ve vztahu k bezpečnosti a ochraně zdraví osob.
Právním důvodem zpracování je ochrana životně důležitých zájmů, v případě podoby osoby zachycené kamerovým záznamem pak oprávněný zájem správce na zajištění bezpečnosti osob a majetku.
Univerzita Karlova může předávat v rámci programu Erasmus+ Vaše osobní údaje
a. Evropské komisi,
b. přijímací organizaci,
c. Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy,
d. Domu zahraniční spolupráce (příspěvková organizace Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, jejíž hlavním účelem je mezinárodní spolupráce v oblasti školství),
e. dalším zpracovatelům, kteří pro UK zajišťují služby (například stravování, licence ISIC).
Univerzita Karlova uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k danému účelu zpracování osobních údajů a v souladu s platným Spisovým řádem UK jsou pak skartovány nebo archivovány. V případě zahraničních mobilit jsou osobní údaje uchovávány 5 let a poté jsou archivovány. Záležitosti týkající se studia jsou uchovávány po dobu 10 let a poté archivovány. Osobní údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.
Při zpracování svých osobních údajů máte právo na:
a. Informace o zpracování
b. Přístup k osobním údajům
c. Opravu a doplnění
d. Výmaz (právo „být zapomenut“)
e. Omezení zpracování
f. Přenositelnost údajů
g. Vznesení námitky
h. Přezkum automatizovaného rozhodnutí
i. Stížnost či ochranu
j. Odvolat souhlas v případě, kdy je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu; zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu není odvoláním dotčena
Bližší vysvětlení k právům subjektů údajů při zpracování osobních údajů lze nalézt v obecné informaci o zpracování a ochraně osobních údajů na Univerzitě Karlově, která je dostupná zde.
Pro uplatnění Vašich práv při zpracování osobních údajů kontaktujte Univerzitu Karlovu zasláním žádosti datovou schránkou (ID datové schránky: piyj9b4), e-mailem na pověřence pro ochranu osobních údajů gdpr@cuni.cz nebo osobním či elektronickým podáním pověřenci pro ochranu osobních údajů prostřednictvím podatelny Univerzity Karlovy. Více informací ke způsobu podání je uvedeno na internetové stránce https://cuni.cz/UK-655.html. Před zpracováním žádosti má Univerzita Karlova právo a povinnost ověřit identitu žadatele.
Máte právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz.
Univerzita Karlova
Ovocný trh 560/5
Praha 1, 116 36
Česká republika
Identifikátor datové schránky: piyj9b4
IČO: 00216208
DIČ: CZ00216208
