Opatření rektora č. 27/2020

Čl. 1

1. V souladu s ust. § 25 zákona č. 500/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů stanovuji následující pravidla a další podrobnosti pro doručování písemností veřejnou vyhláškou prostřednictvím elektronické úřední desky na fakultách a dalších součástech UK.

Čl. 2

1. Při doručení veřejnou vyhláškou prostřednictvím elektronické úřední desky nesmí dojít ke zveřejnění celého textu písemnosti, ale pouze ke zveřejnění „Oznámení o možnosti převzít písemnost“ (dále jen „Oznámení“). Toto Oznámení obsahuje pouze nezbytné identifikační údaje osoby v rozsahu: (titul), jméno, příjmení, rok narození, případně ID studenta.

2. Součástí Oznámení je vždy také adresa, kde je možné písemnost vyzvednout.

Čl. 3

1. Z důvodu zamezení indexace dokumentu ze strany internetových vyhledávačů je Oznámení zveřejňováno ve formě pdf souboru bez strojově čitelné vrstvy.

2. Na Oznámení je vždy vyznačeno datum jeho vyvěšení.

3. Po 15 dnech je toto Oznámení z elektronické úřední desky svěšeno a na analogovém dokumentu (založeném případně ve spisu) je vždy vyznačeno datum svěšení Oznámení.

Čl. 4

1. Na webových stránkách je umístěn i tzv. „archiv elektronické úřední desky“. V archivu může být uveden druh dokumentu (např. Rozhodnutí o přerušení studia), jméno, příjmení (titul) osoby, č. j. ke kterému se dané oznámení vztahuje, datum vyvěšení a datum svěšení Oznámení. Uvádění jakýchkoliv dalších údajů není dovoleno.

2. V archivu mohou být ponechána Oznámení o možnosti převzít písemnost nejdéle po 3 roky zpětně. Jakákoliv starší Oznámení musí být z archivu elektronické úřední desky zcela odstraněna.

Čl. 5

1. Každé Oznámení musí být opatřeno vlastním číslem jednacím.

Čl. 6

1. Pokud si adresát písemnost prokazatelně převezme, pominul důvod dále Oznámení vyvěšovat v kterékoliv části webových stránek. Totéž platí, pokud adresát využije svého práva pro výmaz osobních údajů a prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů požádá o odstranění Oznámení z archivu elektronické úřední desky.

Čl. 7

1. Ve zcela výjimečných případech může být zveřejněno i samotné celé znění písemnosti (tedy např. celé znění Rozhodnutí o přerušení studia). Odůvodněné případy budou posuzovány individuálně. Takovéto zveřejnění celé písemnosti na elektronické úřední desce je možné pouze po předchozím projednání a se souhlasným stanoviskem pověřence pro ochranu osobních údajů UK.

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů UK požádá při posouzení o stanovisko také Právní odbor rektorátu UK.

Čl. 8

Vzor Oznámení o možnosti převzít písemnost tvoří Přílohu č. 1 tohoto opatření. Vzor je zpřístupněn všem zaměstnancům UK prostřednictvím GDPR sharepointu.

Čl. 9

1. Dosud používaná podoba doručení písemností veřejnou vyhláškou na elektronických úředních deskách fakult a dalších součástí UK se uvádí do souladu s tímto opatřením nejpozději ke dni jeho účinnosti.

2. Toto opatření nabývá účinnosti dne 22. 6. 2020.

V Praze dne 16. června 2020

	prof. MUDr. Tomáš Zima, DrSc., MBA
	rektor

PDF ke stažení