Krok 1 - konkurs

Krok 2 - vyplnění a odeslání přihlášky

Místo na přijímající instituci bylo dohodnuto zhruba před rokem. Nyní je potřeba odeslat na partnerskou instituci konkrétní údaje a přijímající instituce musí vaši žádost potvrdit. Jedná se o tyto dokumenty:

•  Student Application Form, Antragsformular, Formulaire de candidature de l étudiant(e) - Přihláška ke studiu

•  Evidenční list

Součástí přihlášky ke studiu na přijímající instituci je konkrétní program studia (studijní plán) na formuláři studijní smlouvy - Learning Agreement, Studienvertrag, Contrat d’études. Studijní smlouva je schválena studentem, za vysílající instituci fakultou na které je oprávněný příjemce zapsán a přijímající (partnerskou) institucí a je závazná pro všechny tři strany.

Řada partnerských institucí dále vyžaduje vlastní přihlášky a dokumenty, týkající se zejména ubytování, orientačních kurzů atd. V sekci  partnerských univerzit je možné najít internetové stránky našich partnerů, kde jsou k dispozici informace a instrukce o tamních administrativních postupech, včetně dokumentů ke stažení. Partnerské instituce často yžadují On-line registrace. (!!!) POZOR na termíny odevzdání přihlášek na partnerských školách, které se nezřídka liší od termínů na UK (!!!).

Přihlášky musí být nejprve schváleny  fakutním koordinátorem a poté institucionálním koordinátorem (Evropská kancelář). Evropská kancelář zároveň eviduje kopii příhlášky. Odesílání přihlášek na partnerské instituce zajišťují fakulty.

Poslední dokument před vycestováním je  Evidenční list. Tento dokument není zasílán do zahraničí a slouží k evidenci osobních dat studenta na UK mimo elektronický systém. Zároveň v něm student ne/souhlasí s poskytnutím svojí e-mailové adresy dalším osobám.

Krok 3 - Protokol o studijním plánu v zahraničí

Studijní plán v zahraničí musí odpovídat studijnímu programu, který student studuje na UK. To znamená, že každý předmět, který bude student studovat v zahraničí musí mít uznaný ekvivalent v rámci studijního programu na UK.

Předměty, které si student zvolí pro studium v zahraničí vypíše do  Protokolu o studijním plánu v zahraničí. Každý předmět musí být schválen garantem studijního programu nebo předsedou rady garantů studijního programu. Konečnou verzi Protokolu o studijním plánu v zahraničí předá student Fakultnímu koordinátorovi společně s akceptačním dopisem pro vyřízení finančních dokumentů (viz. dále krok 5).

Krok 4 - převod stipendia na technický cizoměnový účet v KB a.s.

Přiznané stipendium bude studentovi převedeno na jeho zvláštní technický cizoměnový účet, který si student předem aktivuje za účelem výplaty prostředků účastníkům programu Erasmus. Tento účet je zřízen pouze na dobu účasti studenta v programu. Výše finanční podpory je stanovena ve finančních dokumentech (viz. dále krok 5 a 6)

Jazykové kurzy (nejsou podmínkou)

Studiem v zahraničí může student získat i základy jazyka dané země. Každoročně se na zahraničních univerzitách zemí tzv. malých jazyků pořádají intenzívní jazykové jazykové kurzy (Erasmus Intensive Language Course)  EILC. Informace o přihláškách, termínech a způsobu financování najdete v našem odkazu:  Jazykové kurzy EILC.

Krok 5 - návštěva fakultního koordinátora - Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia

Po obdržení přihlášky, potvrzené přijímající institucí a akceptačního dopisu může být studetovi přiznáno účelové stipendium na podporu studia v zahraničí. Akceptační dopis a potvrzená přihláška bývají většinou zaslány na adresu uvedenou v přihlášce studenta. Pokud budou dokumenty doručeny do Evropské kanceláře, bude student neprodleně informován. Stipendium je poskytnuto na základě Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia na podporu studia v zahraničí.

Návrh Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia připraví fakultní koordinátor na základě:

• Akceptačního dopisu

• Příhlášky potvrzené přijímající institucí

•  Protokolu o studijním plánu v zahraničí

Krok 6 - návštěva Evropské kanceláře - Finanční dohoda, nominační dopis

Přiznané stipendium bude studentovi převedeno na technický cizoměnový účet po podpisu

• Finanční dohody

 Finanční dohodu vystaví Evropská kancelář, rektorát UK v Praze.

Dokumenty, které uvádí krok 5 tvoří přílohy této dohody a jsou její nedílnou součástí.

Finanční dohoda stanoví závazky vyplývající z realizace studijního pobytu a je podepsána studentem (příjemce stipendia) a vysílající institucí (prorektorem pro zahraniční styky a mobilitu). Během návštěvy Evropské kanceláře budou studentovi předloženy dva výtisky Finanční dohody k jeho podpisu. Za vysílající instituci bude Finanční dohoda podepsána a připravena k převzetí studentem do jednoho týdne po jejím vystavení. Na způsobu předání se student domluví s pracovníkem Evropské kanceláře.

Co potřebuje student k vystavení Finanční dohody?

Kromě výše uvedených dokumentů (Rozhodnutí děkana, akceptační dopis, potvrzená přihláška a Protokol o studijním plánu), jsou nezbytnými údaji 1/ číslo cestovního dokladu a 2/ číslo technického cizoměnového účtu pro převedení účelového stipendia. Pokud nebude mít student uvedené náležitosti k dispozici, je jeho návšteva Evropské kanceláře zbytečná.

Evropská kancelář studentovi během jeho návštevy zároveň vystaví

• Potvrzení o nominaci (LLP-Erasmus Nomination Letter).

Podle regulí EU je povinností studenta přihlásit se na oddělení cizinecké policie v místě kde bude studovat do 30 dnů od jeho příjezdu. K řádné registraci je nezbytné předložit Potvrzení o nominaci v rámci programu LLP-Erasmus (Erasmus Nomination Letter). Tento dopis musí být podle cílové země doplněn relevantními přílohami, které se liší podle jednotlivých cílových zemí (potvrzeni o pojištění – evropský formulář E111, potvrzení o finančním zajištění, doklad o zajištění ubytování, aj.). Užitečné v tom případě mohou být  zkušenosti, které nasbírali a popsali předchozí účastníci programu. Studentům vyjíždějícím do Německa vystaví Evropská kancelář navíc k Potvrzení o nominaci i

• Bestätigung.

Tento dokument je určen pro německou cizineckou policii.

Krok 7 - pojištění

Čeští občané mají nárok na zdravotní péči v EU a zemích EHP podle Nařízení Rady EHS č.1408/71 a 574/72. V jakékoliv zemi EU však počítejte s tzv. spoluúčastí pacienta. Z těchto důvodů je povinností studenta zajištění pojištění léčebných výdajů, platných pro cílovou zemi.

Od 1. 6. 2004 vstoupila v platnost novela zmíněných Nařízení, která zavádí jako doklad o nároku na lékařskou péči v EU a zemích EHP Evropský průkaz zdravotního pojištění.

Od 1. 7. 2004 musí být navíc v celé EU zajištěn přímý přístup k lékaři, tzn. že se budete moci s Evropským průkazem zdravotního pojištění (nebo Potvrzením) obrátit přímo na lékaře, bez zprostředkování zahraniční pojišťovnou. Nadále však bude třeba se obracet na zdravotnická zařízení, která jsou zapojena do místního systému veřejného zdravotního pojištění.

Pokud budete z jakéhokoliv důvodu muset v zahraničí zaplatit zdravotní péči v hotovosti (mimo uvedenou spoluúčast), uschovejte si účty a po návratu do ČR se obraťte s originály účtů za ošetření na svou zdravotní pojišťovnu. Ta vám tyto náklady následně proplatí do výše, kterou by uhradila pojišťovna daného státu. V některých státech je možné o refundaci žádat přímo dotyčnou zahraniční pojišťovnu.

Více informací najdete na stránkách Centra mezistátních úhrad, jehož zakladateli jsou všechny zdravotní pojišťovny činné v ČR. ( www.cmu.cz, e-mail:  info[at]cmu.cz, tel.: +420 234 462 041, nám. W. Churchilla 2, 113 59 Praha 3)

Krok 8 - studium, termíny a prodlužování pobytu

Krok 9 - povinnosti po návratu (a co zařizovat před ním)

Po návratu je nutnou podmínkou ukončení vaší stáže odevzdání těchto dokumentů a vypracování závěrečné zprávy:

• Transcript of Records (nebo jiného ekvivalentního dokumentu o úspěšném absolvování studia)

• Confirmation of LLP - Erasmus study period -  potvrzení délky absolvovaného studia (v angličtině). V alternativním případě může být tento dokument nahrazen relevantním dokladem univerzity. Upozorňujeme vás, že tento dokument je pro vás velmi důležitý - na základě těchto údajů se rozhoduje, jestli jste skutečně v zahraničí strávili dobu odpovídající přiznanému stipendiu. Pokud je zjištěno, že doba je kratší, budete muset vrátit alikvótní část stipendia.

• Závěrečná zpráva:

  Závěrečnou zprávu student vyplní na stránkách Národní agentury:  http://erasmus-databaze.naep.cz/modules/erasmus/. Přihlašovací jméno studenta je jeho e-mailová adresa, jež uvádí v přihlášce do zahraničí a Evidenčním listě. Na tuto adresu mu bude zasláno heslo pro přístup k vyplnění závěrečné zprávy.

  Datum vypracování: do 15 dnů po ukončení studijního pobytu.

Dokumenty odevzdávejte buď fakultnímu koordinátorovi nebo na studijní oddělení. K okopírování budeme tyto dokumenty požadovat i my v Evropské kanceláři. Pokud byste Trancript of Records neodevzdali, nemohli bychom vám studium v zahraničí uznat a museli byste nést veškeré důsledky z toho vyplývající!!!

Berte zřetel na to, že ne všechny univerzity vystaví oba dokumenty bez problémů. Je celkem možné, že budete nuceni opakovaně žádat o jejich vystavení a vůbec celý tento proces korigovat. Proto vám radíme, abyste si na jejich shánění vyhradili během posledního měsíce čas. Po odjezdu už může být pozdě.