Práce s osobními údaji studentů a uchazečů o studium ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Verze 02 *========================================================================================= * Úvod *========================================================================================= Tento materiál popisuje zásady práce s osobními údaji studentů a uchazečů o studium v cent Informačním systému Studium (dále jen „IS Studium“) po jeho propojení s centrální personál WhoIsNT. Po tomto propojení jsou osobní údaje studentů uloženy v databázi centrální person a jsou dostupné jak z IS Studium, tak z WhoIsNT. Je-li student UK současně zaměstnancem UK na dohodu o pracovní činnosti nebo o provedení práce na některé součásti UK (která již pou personální aplikaci), jsou údaje o něm v centrální personální aplikaci udržovány pouze jed v těchto údajích se promítá do obou agend – studijní i personální. Rozsah evidovaných osobních údajů Údaje, které student o sobě může v systému zjistit Údaje, které student o sobě může změnit Údaje, které je oprávněno měnit výhradně studijní oddělení Údaje, které jsou měněny jiným způsobem Údaje, které student o sobě může zveřejnit *========================================================================================= * Rozsah evidovaných osobních údajů *========================================================================================= Rozsah a struktura evidovaných údajů vyplývá ze zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách znění, který ukládá vysokým školám vést matriku studentů, a odpovídá struktuře informační Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR na základě tohoto zákona. Matrika student údaje o jednotlivých studentech vysoké školy zapsaných do bakalářského nebo magisterského studijního programu. Zápis nově přijatých studentů do matriky se provádí neprodleně po záp studia v příslušném studijním programu (§ 88 odst. 4, § 51 odst. 1 citovaného zákona). Zpr údajů studentů a uchazečů o studium probíhá v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochran a o změně některých zákonů, v platném znění. V IS Studium jsou o osobě studenta nebo uchazeče o studium evidovány tyto údaje: 1.příjmení, jméno, příp. prostřední jména a rodné příjmení 2.tituly před jménem, tituly za jménem 3.rodné číslo, resp. rodný kód cizince 4.pohlaví (je automaticky odvozováno z rodného čísla) 5.státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.); vyplnění údaje „státn ovlivňuje, zda se do SIMS předává adresa uvedená v bodě 11, nebo v bodě 12 6.číslo občanského průkazu 7.až dvě čísla pasů (pro cizince) 8.obec, okres a stát narození 9.rodinný stav 10údaj, zda osoba má trvalý pobyt v ČR 11údaj „trvalá adresa“: • u osob s trvalým pobytem v ČR jde o adresu trvalého pobytu v ČR • u osob bez trvalého pobytu v ČR jde o adresu bydliště mimo území ČR 12údaj „doručovací adresa 1 – student“ (pokud se liší od trvalé adresy): • u osob s trvalým pobytem v ČR jde o adresu pro doručování • u osob bez trvalého pobytu v ČR jde o adresu pobytu v ČR, která se zároveň použije jak doručování 13údaj „doručovací adresa“ v přihlášce ke studiu – tato adresa je používána pouze v rámci řízení, je v každé přihlášce ke studiu uložena samostatně a může tedy být pro jednotlivé studiu odlišná, není dostupná z aplikací a modulů IS Studium netýkajících se přijímacího centrální personální aplikace 14údaj, která adresa se má používat při doručování písemností v rámci studia (tj. 11, nebo 15údaj, která adresa se má používat při doručování písemností v rámci přijímacího řízení ( 13) – údaj může být pro každou přihlášku ke studiu nastaven odlišně, je přístupný pouze Uchazeč; pokud uchazeč vyplní přihlášku elektronicky a vyplní při tom doručovací adresu, přednastaveno, že se má použít doručovací adresa 16údaj o koleji* a číslu pokoje* (údaje nejsou přístupné z centrální personalistiky) 17až tři telefonní čísla: mobil*, telefon 1* (mělo by jít o pevnou linku), telefon 2* (dal číslo, ať už na mobilní telefon, či na pevnou linku) a poznámky k těmto číslům* 18mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 19mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících s přijímacím řízením° 20webové stránky studenta (URL)* 21bankovní spojení°: kód banky, číslo bankovního účtu a případně specifický symbol (údaje účely IS Studium, nejsou přístupné z centrální personalistiky) 22číslo osoby přidělené UK 23číslo průkazu studenta UK (obsažené v čárovém kódu na průkazu), datum převzetí průkazu s aktuální stav průkazu a datum poslední změny tohoto stavu 24univerzitní login (slouží také jako login do Centrální autentizační služby UK 25nejvyšší dosažené vzdělání 26IZO absolvované střední školy (údaj není přístupný z centrální personalistiky)[1] 27obor absolvované střední školy – KKOV (údaj není přístupný z centrální personalistiky)[1 28rok maturity (údaj není přístupný z centrální personalistiky)[1] 29známky ze střední školy ze sledovaných předmětů, pokud je jejich vyplnění požadováno v p z důvodu bonifikace (údaje nejsou přístupné z centrální personalistiky) 30průměrný prospěch v jednotlivých ročnících střední školy a maturitní průměr, pokud je je požadováno v přijímacím řízení z důvodu bonifikace (údaje nejsou přístupné z centrální p 31údaj o změněné pracovní schopnosti* 32údaj o zdravotním omezení* a případná poznámka ke zdravotnímu stavu* 33fotografie, která je natištěná na průkazu studenta (údaj není přístupný z centrální pers Vyplnění údajů označených znakem * je nepovinné. Vyplnění údajů označených znakem ° je pov specifických případech, např. údaje o bankovním spojení musejí být vyplněny, pokud má být vypláceno stipendium. Vzhledem k tomu, že IS Studium je centrální, je každý student nebo uchazeč o studium evido pouze jednou. Existuje pro něj tedy pouze jeden aktuální záznam obsahující výše uvedené úd všechny fakulty UK. [1] Tyto údaje jsou evidovány výhradně na základě pokynů SIMS a ÚIV. Nahoru *========================================================================================= * Údaje, které student o sobě může v systému zjistit *========================================================================================= Ve webové aplikaci Osobní údaje (O mně) může student přihlášený do systému zjistit tyto úd něm v systému evidovány: 1.příjmení, jméno, příp. prostřední jména* a rodné příjmení* 2.tituly před jménem*, tituly za jménem* 3.rodné číslo, resp. rodný kód cizince* 4.pohlaví* 5.státní občanství* a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.)* 6.číslo občanského průkazu* 7.až dvě čísla pasů* (pro cizince) 8.obec narození* 9.rodinný stav* 10údaj, zda osoba má trvalý pobyt v ČR* 11údaj „trvalá adresa“ 12údaj „další adresa“, což je adresa pro doručování písemností v rámci studia 13údaj „doručovací adresa“, tj. která adresa se má používat při doručování písemností v rá nebo 12) 14údaj o koleji a číslu pokoje 15až tři telefonní čísla: mobil, telefon 1, telefon 2 16mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 17webové stránky studenta (URL) 18bankovní spojení: kód banky, číslo bankovního účtu a případně specifický symbol 19číslo osoby přidělené UK* 20číslo průkazu studenta UK* (obsažené v čárovém kódu na průkazu), datum převzetí průkazu aktuální stav průkazu* a datum poslední změny tohoto stavu* 21univerzitní login 22údaj o změněné pracovní schopnosti* 23údaj o zdravotním omezení* a případná poznámka ke zdravotnímu stavu* 24fotografie, která je natištěná na průkazu studenta Dále jsou studentovi v aplikaci zobrazeny základní údaje o všech jeho studiích na UK (evid systému); u aktuálního studia je zobrazena fakulta, studijní program, studijní obor, typ s programu, forma studia, ročník, studijní plán*, aktuální studijní stav a číslo studijní sk Nastavení, které údaje o sobě student přihlášený do systému uvidí a které může změnit, je centrálně a jednotně pro všechny fakulty správou IS Studium na ÚVT UK.[2] Údaje označené znakem * nejsou v aktuálním nastavení systému studentovi viditelné. Toto na upraveno po zablokování možnosti nastavovat zobrazované údaje rozdílně pro jednotlivé faku [2]). [2] V současnosti je možné množinu zobrazených údajů nastavovat rozdílně pro jednotlivé fa správcem IS Studium. Tato možnost bude v systému zablokována. Nahoru *========================================================================================= * Údaje, které student o sobě může změnit *========================================================================================= Ve webové aplikaci Osobní údaje (O mně) může student přihlášený do systému změnit hodnoty které jsou o něm v systému evidovány: 1.rodinný stav* 2.údaj „další adresa“, což je adresa pro doručování písemností v rámci studia 3.údaj, která adresa se má používat při doručování písemností v rámci studia (trvalá, nebo 4.údaj o koleji a číslu pokoje 5.až tři telefonní čísla: mobil, telefon 1, telefon 2 6.mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 7.webové stránky studenta (URL) 8.bankovní spojení: kód banky, číslo bankovního účtu a případně specifický symbol Údaj označený znakem * nemůže student v aktuálním nastavení systému, z technických důvodů, pro editaci zpřístupněn, jakmile pominou tyto technické důvody. Nahoru *========================================================================================= * Údaje, které je oprávněno měnit výhradně studijní oddělení *========================================================================================= Následuje výčet osobních údajů studenta, které může měnit pouze studijní oddělení fakulty na nichž student studuje (případně personální oddělení součástí UK, pokud je student souča pracovněprávním vztahu s některou součástí UK), a to na základě předložení občanského průk cestovního pasu studenta (resp. na základě jiného dokladu, je-li to u příslušného údaje ní 1.příjmení, jméno, příp. prostřední jména a rodné příjmení 2.tituly před jménem, tituly za jménem – tituly získané studiem na UK nebo na jiné škole 3.rodné číslo, resp. rodný kód cizince 4.pohlaví (je automaticky odvozováno z rodného čísla) 5.státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.) 6.číslo občanského průkazu 7.až dvě čísla pasů (pro cizince) 8.obec, okres a stát narození 9.údaj, zda osoba má trvalý pobyt v ČR 10údaj „trvalá adresa“ 11aktuální stav průkazu a datum poslední změny tohoto stavu (při odevzdání průkazu student oddělení a při opětovném vydání průkazu studentovi v případě jeho opětovného nástupu do 12poznámky k telefonním číslům 13nejvyšší dosažené vzdělání 14údaj o změněné pracovní schopnosti – na základě předložení příslušného potvrzení o zdrav 15údaj o zdravotním omezení a případná poznámka ke zdravotnímu stavu – na základě předlože potvrzení o zdravotním stavu Studijní oddělení může měnit i ty údaje, které si může student o sobě změnit sám prostředn aplikace Osobní údaje (O mně), může to však učinit pouze na žádost studenta při jeho osobn studijního oddělení. Při změně osobních údajů studenta v systému požaduje systém zadání data provedené změny a na základě jehož předložení byla změna provedena: občanský průkaz, pas, jiný doklad, nebo studenta“ (v případě údajů, které student může změnit sám). Nahoru *========================================================================================= * Údaje, které jsou měněny jiným způsobem *========================================================================================= Následuje výčet osobních údajů studenta, které nemůže v IS Studium měnit ani student, ani oddělení, ale jejich změny se do IS Studium promítají jiným způsobem: 1.číslo osoby přidělené UK – údaj je generován centrální personální aplikací 2.číslo průkazu studenta UK, datum převzetí průkazu studentem, aktuální stav průkazu a dat změny tohoto stavu – údaje se přenášejí z centrální evidence průkazů UK, studijní odděle nastavovat pouze vybrané stavy průkazu (viz výše) 3.univerzitní login – údaj generuje Centrální autentizační služba (CAS) 4.fotografie, která je natištěná na průkazu studenta – přenáší se z centrální evidence prů Následující údaje se nastavují v průběhu přijímacího řízení programem Uchazeč nebo webovou Přihláška ke studiu a v průběhu studia nejsou dále měněny: 1.údaj, která adresa se má používat pro doručování v rámci přijímacího řízení – údaj je im vyplněn podle toho, co uchazeč o studium vyplní do přihlášky ke studiu, a to takto: je-l „doručovací adresy“ v přihlášce, použije se „doručovací adresa“, jinak se použije „trval 2.IZO absolvované střední školy 3.obor absolvované střední školy - KKOV 4.rok maturity 5.známky ze střední školy ze sledovaných předmětů 6.průměrný prospěch v jednotlivých ročnících střední školy a maturitní průměr Nahoru *========================================================================================= * Údaje, které student o sobě může zveřejnit *========================================================================================= Ve webové aplikaci Hledání studentů může anonymní i přihlášený uživatel IS Studium vyhleda kritérií studenta (nestanovil-li vyhledávaný student pro případ anonymního přístupu nebo p přihlášeného uživatele s irelevantním vztahem jinak) a zobrazit si jeho osobní a základní Pokud student povolil vyhledání svých osobních údajů, zobrazí se o něm minimálně tyto osob studijní údaje: 1.příjmení, jméno 2.tituly před jménem, tituly za jménem 3.fakulta 4.studijní program a studijní obor 5.ročník studia 6.v případě již ukončených studií akademický rok ukončení studia Ve webové aplikaci Osobní údaje (O mně) může student přihlášený do systému nastavit, zda ú osobě má mít možnost anonymní uživatel systému nebo přihlášený uživatel s irelevantním vzt (implicitně je vyhledání povoleno) a v případě, že ano, které další údaje mají o něm být p uživatele webové aplikace Hledání studentů viditelné. Student takto může zveřejnit tyto úd 1.prostřední jména a rodné příjmení 2.státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.) 3.rodinný stav 4.údaj, zda má trvalý pobyt v ČR 5.údaj „trvalá adresa“ (nebo jeho část, např. obec) 6.údaj „další adresa“ (nebo jeho část, např. obec) 7.údaj o koleji a číslu pokoje 8.až tři telefonní čísla: mobil, telefon 1, telefon 2; zveřejnění každého z těchto tří čís samostatně 9.mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 10webové stránky studenta (URL) 11číslo osoby přidělené UK 12univerzitní login 13číslo průkazu studenta UK (obsažené v čárovém kódu na průkazu) 14fotografie, která je natištěná na průkazu studenta 15typ studijního programu, formu studia, aktuální studijní stav a studijní skupina (kruh) Všechny tyto údaje jsou implicitně neveřejné. Osoby, které na UK studovaly a jejichž studium již bylo ukončeno, zůstávají aplikací Hledá vyhledatelné, nestanoví-li jinak. Pokud jejich studium bylo ukončeno v akademickém roce 20 dříve, mohou požádat o nastavení, aby jejich záznam nebyl v aplikaci Hledání studentů vyhl mailové adrese helpdesk@is.cuni.cz [ MAIL "helpdesk@is.cuni.cz"] . Ostatní osoby s ukončen stále mohou přihlásit do IS Studium a zakázat vyhledání záznamu o nich přímo v aplikaci Os mně). Uchazeči o studium nemají možnost přihlásit se do aplikace Osobní údaje (O mně) a není mož aplikaci Hledání studentů. Účastníci programů celoživotního vzdělávání mohou mít přístup do aplikace Osobní údaje (O jej fakulta umožní (pokud je jim zřízen přístup do IS Studium). V aplikaci Hledání student vyhledat, pokud to sami explicitně nepovolí v aplikaci Osobní údaje (O mně). Nahoru *========================================================================================= * *========================================================================================= Vypracováno: 28. 02. 2009 Zveřejněno: 03. 03. 2009 Vypracoval: Sc Mgr. Martin Maňásek RNDr. vedoucí oddělení pro informační systém univerzity, ÚVT UK ka