V dubnu roku 2011 byl jako první zpracován prováděcí projekt pasportizace objektů Univerzity Karlovy v Praze společností EFA Services s.r.o., jehož hlavním výstupem byla dokumentace pro budoucí výběrové řízení v rozsahu:

- přehled objektů UK s posouzením členitosti, celkové plochy, stavu výkresové dokumentace a určení kontaktních osob

- metodika zaměřování a vykreslování budov do CADu

- metodika provádění pasportizace

- specifikace potřebného software

- metodika postupu prací

Místním šetřením byla posouzena každá budova, byl proveden odečet zastavěné plochy dle katastru nemovitostí a na místě ověřena skladba podlaží budov.

Dále byla prověřena kvalita a rozsah existující výkresové dokumentace (papírová dokumentace, podklady v dwg …) každé budovy s výstupy a tento rozsah byl zaznamenán do celkového přehledu objektů UK.

V listopadu roku 2011 byl na základě výběrového řízení vybrán dodavatel systému pro evidenci a správu nemovitého majetku a pasportizaci, kterým se stala společnost EFA Services s.r.o..

Systém EFA obsahuje:

- stavební část

- pasportizace

- výkresová dokumentace CAD

- fotodokumentace, návody

- znalostní báze řešených problémů

- help-desk

- zdravotnická technika

- technologická zařízení

- plánovaná údržba a prevence

- evidence čárovými kódy

- objednávkový modul, rozúčtování faktur

- opravy s historií

- flexibilita a uživatelské parametrizace

Tento software byl nainstalován na fakulty a součásti, které mají ve své správě nemovitosti vlastněné UK.

V listopadu roku 2011 byl zároveň vybrán zpracovatel výkresové dokumentace, který převedl stávající dokumentaci v papírové podobě do digitálního formátu dwg.   Tímto dodavatelem se na základě výběrového řízení stala firma SEVIN s.r.o..

V září roku 2012 byl, na základě výběrového řízení, vybrán další zpracovatel výkresové dokumentace, kterým se stala firma INDESS, s.r.o..

Zároveň v tomto roce proběhl pilotní projekt zaměření vybraných objektů, které (na základě výběrového řízení) provedla firma GEOŠRAFO, s.r.o..          

Grafická dokumentace výukových objektů, které ji měly v jakékoli formě (tj. papírové nebo digitální v nekompatibilním formátu) k dispozici, již byla digitalizována, popřípadě převedena do formátu dwg, a začleněna do programu EFA.