V dubnu roku 2011 byl jako první zpracován prováděcí projekt pasportizace objektů Univerzity Karlovy v Praze společností EFA Services s.r.o., jehož hlavním výstupem byla dokumentace pro budoucí výběrové řízení v rozsahu:
- přehled objektů UK s posouzením členitosti, celkové plochy, stavu výkresové dokumentace a určení kontaktních osob
- metodika zaměřování a vykreslování budov do CADu
- metodika provádění pasportizace
- specifikace potřebného software
- metodika postupu prací
Místním šetřením byla posouzena každá budova, byl proveden odečet zastavěné plochy dle katastru nemovitostí a na místě ověřena skladba podlaží budov.
Dále byla prověřena kvalita a rozsah existující výkresové dokumentace (papírová dokumentace, podklady v dwg …) každé budovy s výstupy a tento rozsah byl zaznamenán do celkového přehledu objektů UK.
V listopadu roku 2011 byl na základě výběrového řízení vybrán dodavatel systému pro evidenci a správu nemovitého majetku a pasportizaci, kterým se stala společnost EFA Services s.r.o..
Systém EFA může obsahovat:
- stavební část
- pasportizace
- výkresová dokumentace CAD
- fotodokumentace, návody
- znalostní báze řešených problémů
- help-desk
- zdravotnická technika
- technologická zařízení
- plánovaná údržba a prevence
- evidence čárovými kódy
- objednávkový modul, rozúčtování faktur
- opravy s historií
- uživatelské parametrizace
Tento software byl nainstalován na všechny fakulty a součásti, které mají ve své správě nemovitosti.
V listopadu roku 2011 byl zároveň vybrán zpracovatel výkresové dokumentace, který převedl stávající dokumentaci v papírové podobě do digitálního formátu dwg. Tímto dodavatelem se na základě výběrového řízení stala firma SEVIN s.r.o..
V září roku 2012 byl, na základě výběrového řízení, vybrán další zpracovatel výkresové dokumentace, kterým se stala firma INDESS, s.r.o.. Zároveň v tomto roce proběhl pilotní projekt zaměření vybraných objektů, které (na základě výběrového řízení) provedla firma GEOŠRAFO, s.r.o..
V roce 2013 bylo vypsáno výběrové řízení na digitalizaci výkresové dokumentace cca 2/3 objektů KaM, dodavatelem se stala firma SEVIN s.r.o.. Poté byla na základě výběrového řízení oslovena firma EFA Services, s.r.o., která tato data začlenila do systému EFA.
V roce 2014 proběhlo poslední výběrové řízení na digitalizaci zbývajících objektů KaM a výcvikových a rekreačních středisek, dodavatelem se stala firma SEVIN s.r.o.. Zároveň bylo provedeno zaměření objektů UK, které neměly žádnou výkresovou dokumentaci. Dodavatelem se, na základě výběrového řízení, stala firma GEOŠRAFO, s.r.o..
V roce 2015 bylo vypsáno výběrové řízení na zaměření skutečného stavu objektů RUK a budovy 3.LF Ruská, dodavatelem se stala firma INDESS s.r.o.. Následně proběhlo zaměření fasád a příčných řezů 1/2 objektů RUK, dodavatelem byl, na základě zaslaných nabídek, Ing.Trnka.
V roce 2016 proběhlo, na základě výběrového řízení, zaměření řezů a pohledů zbývající cca ½ objektů areálu Karolina a objektu Filozofické fakulty Hybernská 3, kdy dodavatelem byl ing. Trnka. Poté bylo zahájeno zaměření řezů prvních objektů Matematicko-fyzikální fakulty, kde se dodavatelem stala, na základě zaslaných nabídek, firma Geoprogres.
V roce 2017 bylo provedeno, na základě výběrového řízení, zaměření pohledů fasád historických objektů Matematicko-fyzikální fakulty - dodavatelem byla firma Foltánek s.r.o.. V druhé polovině roku proběhlo zaměření svislých řezů budov areálu "V Holešovičkách" Matematicko-fyzikální fakulty, kdy dodavatelem, na základě výběrového řízení, byla firma Geoprogres, spol. s r.o.
Grafická dokumentace všech objektů UK je v současné době digitalizována a začleněna do programu EFA, ale pouze cca 1/2 z nich je aktualizována na současný stav.