Od návrhu k zahájení projektu

Návrh projektu

• nastudování instrukcí týkajících se zpracování projektu, které se nacházejí v tzv. Work Programme konkrétní výzvy;

• vyhledání vhodných partnerů do projektu vyhledání vhodných partnerů do projektu (často se stává, že je potenciální řešitel vyzván ke spolupráci koordinátorem nějakého již připravovaného projektu, zpravidla partnerem z dřívější spolupráce);

• rozdělení práce, časové naplánování aktivit, nákladů, příprava rozpočtu (nejlépe ve spolupráci s ekonomem a personalistou).

Negociace o uzavření grantové dohody (GA)

• kontrola a doplnění dat do formuláře GPF (číslo bankovního účtu organizace, identifikace účastníka,…);

• podpis grantové dohody ze strany koordinátora a pověřeným úředníkem z EK;

• partneři projektu podepisují Annex IV;

• potřeba mít k dispozici všechny dokumenty týkající se daného projektu.

Zahájení řešení projektu

Do 45 dnů od zahájení projektu zasílá EK předfinancování koordinátorovi. Partner dostává peníze od koordinátora asi do 2 až 3 měsíců od zahájení projektu.

Plánování rozpočtu

Osobní náklady (Personnel costs)

• Celkové osobní náklady = hrubá mzda + odvody + prémie a osobní ohodnocení.

• Po celou dobu trvání projektu je nutné vést záznam odpracované doby, neboli TIMESHEET

• V každém konkrétním roce řešení je třeba pro účely vykazování odpracované doby spočítat tzv. produktivní hodiny. Pracovní doba odpovídající celkovému počtu pracovních dnů v roce bývá kolem 2080 hod./rok; produktivní hodiny akademických pracovníků jsou po odečnšní dovolené cca 1680 hod./rok. Potom 1 člověkoměsíc = cca 140 produktivních hodin.

Ostatní přímé náklady (Other direct costs)

• Cestovní náhrady

  - doprava, ubytování, stravné, kapesné…;

  - vykázáno dle údajů a dokladů v cestovním příkazu, odečítá se DPH z dokladů, kde je viditelně uvedeno.

• Spotřební materiál

  - chemikálie, laboratorní sklo, drobný hmotný majetek; z dokladů je potřeba odečíst DPH.

• Dlouhodobý majetek (investice)

  - pokud je v rámci projektu účastníkem využíván, uznatelným nákladem je pouze účetní odpis (ne pořizovací cena)

Nepřímé náklady (Indirect costs)

• Lze použít pevnou sazba (% všech přímých uznatelných nákladů bez subdodávek) a na UK tomu tak i děje. V případě univerzit činí tato pevná sazba 60 % u projektů, které vykazují RTD a demonstrační aktivity a 7 % u koordinačních a podpůrných akcí.

• Nepřímé náklady jsou typicky využívány pro úhradu mezd podpůrných zaměstnanců (např. sekretářky, účetní...) a nákladů souvisejících s provozem budov a institucí (režie) nebo pořízení všeobecného vybavení (běžné osobní počítače a notebooky (!!), tiskárny, kopírky…).

Neuznatelné náklady

• DPH. Zasláním žádostí na MŠMT a příslušný Finanční úřad lze žádat o vrácení daně. K žádosti je třeba přiložit tyto dokumenty: průvodní dopis, prohlášení řešitele;

  kopie kontraktu; soupis dokladů; kopie daňových dokladů – budou opatřeny razítkem fakulty, slovy „souhlasí s originálem“ a podpisem; kopie dokladů o zaplacení daně (výpis z bankovního účtu), označené stejně jako daňové doklady;

• clo, placené úroky, kursové ztráty,…