Výkaz práce (time sheet)

Všichni pracovníci podílející se na řešení projektů 7.RP jsou povinni vést výkazy odpracovaných hodin (Time sheet), jejichž podoba je definována ve finančních pravidlech vydaných Evropskou komisí, viz příručka Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions platná verze z 18/3/2013 (str. 55/57). Z těchto pravidel vyjímáme následující důležité pokyny týkající se formy výkazů a jejich vedení:

• Only the hours worked on the project can be charged.

• Working time to be charged must be recorded throughout the duration of the project by timesheets, adequately supported by evidence of their reality and reliability. Working time is the total number of hours, excluding holidays, personal time, sick leave, or other allowances.

• Timesheets should meet at least the basic requirements indicated below:

  - full name of beneficiary as indicated in the ECGA;

  - full name of the employee directly contributing to RTD project;

  - title of RTD project as indicated in the ECGA;

  - project account number must be indicated;

  - periodicity of filling in (for instance on daily, weekly, monthly basis) according to the beneficiary's normal practice;

  - amount of hours claimed on the RTD project. All hours claimed must be able to be verified in a reliable manner;

  - the timesheets must be reconcilable with the absences for holidays, illness, travels or others.

  - full name and a signature of a supervisor (person in charge of the project)

Formulář "timesheetu", který si můžete stáhnout na této stránce, odpovídá minimálním požadavkům dle "Guide to Financial Issues". Od starší verze 2009, která byla dříve k dispozici na této stránce, je rozšířený o řádek s výkazem absencí spojených s dovolenou, zahraničními pobyty nebo nemocí. Tímto reagujeme na rozšíření minimálních požadavků o kompabilitu výkazu odpracovaných hodin s evidovanou nepřítomností zaměstnance na pracovišti (the timesheets must be reconcilable with the absences for holidays, illness, travels or others). Neočekávejte, že přesvědčíte auditora o tom, že z lásky k vědě jste na projektu pracovali i o dovolené či během zahraničního pobytu.

Upozorňujeme, v případě institucí používajících tzv. CERTIFIKOVANOU METODOLOGII, o kterou však UK nemůže vzhledem k zatím nízkému zapojení do 7.RP žádat, jsou nároky na formu a vedení výkazů podstatně složitější. Požaduje se vykazování využití celé pracovní doby: "The complete time recording system should enable reconciliation of total hours in cases where personnel work on several projects during the same period". Třebaže výkaz hodin týkajících se aktivit mimo rámec projektu není podle "Guide to Financial Issues" pro pracovníky UK zatím jednoznačně danou povinností, doporučume, abyste vyplňovali také řádek "Others".

STÁHNĚTE SI TIME SHEET!!

• Po stažení si uložte formulář, který je ve formátu kompatibilním s Excel 97-2003 do svého počítače pod novým názvem.

• První list tohoto formuláře se jmenuje Pokyny. Zde vložíte veškeré konkrétní údaje, které se týkají vašeho projektu, včetně jména nadřízeného pracovníka, který svým podpisem schaluje jednotlivé měsíční výkazy.

• Formulář obsahuje 12 měsíčních listů. Vykazované aktivity by se měly shodovat s pracovním programem vašeho projektu. Ve formuláři se automaticky sčítají hodiny odpracované v celém měsíci.

• Součástí formuláře je list WholeYear, kde se průběžně objevují sečtené údaje za celý rok.

• Komentáře a doporučení modifikací formuláře posílejte .

Zkušenosti z praxe

Formulář Timesheet je jedním ze základních dokumentů, které vyžadují auditoři při účetní kontrole projektu viz např. stručný výtah z prezentace společnosti Deloitte.

Produktivní hodiny (productive hours) odpovídají standardnímu počtu pracovních hodin, které by měl pracovník určité kategorie odpracovat v konkrétním kalendářním roce. Vypočítají se jako součin délky denní pracovní doby (8 hodin) a ročního fondu pracovních dnů, stanoveného podle algoritmu popsaného v příručce Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions na str. 57-59. Vstupní data tohoto výpočtu zahrnují celkový počet dnů v roce mimo víkendů a placených svátků (viz  Fond pracovní doby), nároku na dovolenou a průměrné absence zaměstnanců instituce z důvodu nemoci.

Produktivní hodiny platné pro zaměstnance Univerzity Karlovy v kalendářním roce 2013 (viz výpočet)

Produktivní hodiny slouží mimo jiné k výpočtu průměrné hodinové mzdy pracovníka pro účely stanovení mzdových nákladů projektu.

Dále mohou posloužit při definování pracovní doby odpovídající jednomu "člověkoměsíci".